Privacy- en cookieverklaring Flex & Connect

Laatste wijziging: 30-09-2026

 

  1. Wie zijn wij?

Flex & Connect biedt flexwerkplekken, vergader- en evenementenruimtes, catering en aanvullende diensten aan. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens van klanten, contactpersonen, bezoekers en andere betrokkenen. Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG en de toepasselijke regels uit de Telecommunicatiewet.

Tineke Hopman, handelend onder de naam Flex & Connect, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.

Contactgegevens

Deze privacyverklaring legt uit hoe wij persoonsgegevens gebruiken. Het lezen of aanvaarden van onze algemene voorwaarden is geen algemene toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens.

 

  1. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je contact met ons kunnen wij verwerken:

  • je naam, e-mailadres en telefoonnummer;
  • bedrijfsnaam, functie en zakelijke contactgegevens;
  • adres- en factuurgegevens en, waar nodig, KvK- of btw-gegevens;
  • informatie over offertes, boekingen, abonnementen en afgesproken diensten;
  • betaalgegevens, betaalstatus en incassomachtigingen voor zover nodig voor de betaling;
  • berichten die je ons stuurt en informatie die nodig is om vragen of klachten af te handelen;
  • technische websitegegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina’s en cookie-identificatoren, voor zover deze volgens artikel 7 worden verzameld.

Wij ontvangen gegevens meestal van jou. Soms ontvangen wij noodzakelijke contact- of boekingsgegevens van jouw werkgever, de organisator van een bijeenkomst of een andere opdrachtgever. Als dat gebeurt, informeren wij je waar nodig ook over de bron van die gegevens.

Je hoeft niet meer informatie te verstrekken dan nodig. Als noodzakelijke contact-, boekings- of betaalgegevens ontbreken, kunnen wij mogelijk geen offerte opstellen, boeking uitvoeren of betaling verwerken. Toestemming voor optionele cookies is niet nodig om contact met ons op te nemen of onze diensten af te nemen.

 

  1. Waarom verwerken wij gegevens en op welke grondslag?
Doel Grondslag en toelichting
Een aangevraagde offerte opstellen en een overeenkomst met jou voorbereiden of uitvoeren Noodzakelijk voor de overeenkomst of voor maatregelen op jouw verzoek vóór het sluiten daarvan.
Contact onderhouden met de contactpersoon van een zakelijke klant en diens boeking organiseren Gerechtvaardigd belang: zakelijke communicatie en een goede uitvoering van de afspraken met de organisatie. Wij beperken dit tot noodzakelijke gegevens en wegen de privacybelangen mee.
Algemene vragen en berichten beantwoorden die niet onder een overeenkomst vallen Gerechtvaardigd belang: bereikbaar zijn en vragen zorgvuldig afhandelen.
Factureren, betalen en fiscale administratie bijhouden Uitvoering van de overeenkomst waar toepasselijk en het voldoen aan wettelijke administratie- en bewaarplichten. Voor zakelijke contactpersonen kan daarnaast het genoemde gerechtvaardigde belang gelden.
Betalingsachterstanden, klachten of juridische geschillen afhandelen Gerechtvaardigd belang: onze rechten beschermen en geschillen zorgvuldig oplossen; waar toepasselijk een wettelijke verplichting.
Website beveiligen, storingen onderzoeken en misbruik tegengaan Gerechtvaardigd belang: een veilige en werkende website, met zo beperkt mogelijke gegevensverwerking.
Bezoek meten met Google Analytics Jouw voorafgaande toestemming volgens artikel 7.

Als wij gegevens op basis van toestemming verwerken, kun je die toestemming altijd intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Gegevens die wij op een andere geldige grondslag moeten bewaren, zoals factuurgegevens, worden daardoor niet automatisch verwijderd.

 

  1. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor een omschreven doel en rechtmatig is. Voor onze website gebruiken wij Hostnet B.V. als hostingdienstverlener. Voor bezoekersstatistieken gebruiken wij Google Analytics, zoals beschreven in artikel 7.

Daarnaast kunnen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met:

  • leveranciers voor e-mail, cloudopslag, boekingen en administratiesoftware;
  • onze boekhouder of financieel adviseur;
  • banken en betaaldienstverleners voor het afhandelen van betalingen;
  • uitvoerders of cateraars, uitsluitend voor de informatie die zij nodig hebben om de afgesproken dienst te leveren;
  • een incassodienstverlener of juridisch adviseur als dat noodzakelijk is;
  • bevoegde overheidsinstanties als wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Sommige ontvangers, zoals banken of adviseurs voor hun eigen wettelijke werkzaamheden, kunnen zelfstandig verantwoordelijk zijn voor hun verwerking. Wij verkopen je persoonsgegevens niet.

 

  1. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Het gebruik van Google Analytics en andere internationale dienstverleners kan betekenen dat gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Websitehosting in Nederland betekent daarom niet dat alle verwerkingen uitsluitend in Nederland plaatsvinden.

Voor doorgiften buiten de EER is een geldige wettelijke doorgiftebasis nodig, zoals een adequaatheidsbesluit voor het betrokken land of een toepasselijke gecertificeerde ontvanger, of Europese standaardcontractbepalingen met de noodzakelijke aanvullende waarborgen.

Je kunt via info@flexenconnect.nl informatie of een kopie opvragen van de toepasselijke waarborgen, voor zover beschikbaar en met bescherming van vertrouwelijke informatie.

 

  1. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze, tenzij er een concrete wettelijke bewaarplicht of andere aantoonbare noodzaak bestaat.

Gegevens Bewaartermijn
Losse contactvragen en offerteaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden Tot maximaal 12 maanden na afronding van het contact.
Niet-fiscale operationele klant- en boekingsgegevens Tot maximaal 2 jaar na beëindiging van de klantrelatie of afronding van de boeking, voor zover gedurende die tijd nog noodzakelijk.
Facturen en andere gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen De toepasselijke wettelijke termijn, doorgaans 7 jaar. Voor bepaalde fiscale gegevens geldt 10 jaar. De termijn begint op het wettelijk voorgeschreven moment.
Gegevens bij een lopende klacht, betalingsachterstand of juridische aanspraak Voor zover nodig tot afhandeling en zolang bewaren daarna aantoonbaar noodzakelijk is, rekening houdend met toepasselijke verjaringstermijnen.
Technische loggegevens Maximaal 30 dagen beperkt tot wat nodig is voor beveiliging en storingsonderzoek.
Analytics-gegevens en cookies De termijnen in artikel 7, afgestemd op de daadwerkelijke instellingen.

De fiscale bewaarplicht betekent niet dat wij alle gegevens in een klantensysteem 7 jaar bewaren. Wij onderscheiden noodzakelijke administratieve gegevens van overige informatie. Gegevens kunnen tijdelijk in beveiligde back-ups aanwezig blijven totdat deze volgens 14 dagen worden overschreven; bij herstel worden eerdere verwijderverzoeken opnieuw toegepast.

 

  1. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen die rekening houden met de aard van de gegevens en de risico’s. Alleen personen die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang.

Volledige beveiliging kan niet worden gegarandeerd. Vermoed je een beveiligingsprobleem met persoonsgegevens, meld dit dan via info@flexenconnect.nl.

 

  1. Allergieën, dieetwensen en foto’s

Als je een allergie of dieetwens voor catering doorgeeft, gebruiken wij alleen de informatie die nodig is om de catering te organiseren. Wij vragen bij voorkeur geen naam als die niet nodig is. Allergiegegevens en sommige dieetwensen kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn. Als wij hiervoor toestemming nodig hebben, vragen wij afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming aan de betrokken persoon. Wij delen deze informatie alleen waar nodig met de uitvoerende cateraar en verwijderen haar zo spoedig mogelijk na de bijeenkomst, tenzij bewaren aantoonbaar noodzakelijk en rechtmatig is.

Publicatie van herkenbare foto’s voor promotie gebeurt alleen op een passende wettelijke grondslag. Als wij toestemming gebruiken, vragen wij die afzonderlijk en kun je deze intrekken. Een boeking of bezoek is op zichzelf geen toestemming voor promotiefoto’s.

 

  1. Jouw rechten

Je kunt, voor zover de wettelijke voorwaarden zijn vervuld:

  • inzage vragen in jouw persoonsgegevens;
  • onjuiste gegevens laten verbeteren en onvolledige gegevens laten aanvullen;
  • gegevens laten verwijderen of verwerking laten beperken;
  • bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
  • gegevens ontvangen of laten overdragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid geldt;
  • toestemming intrekken voor verwerkingen die op toestemming zijn gebaseerd.

Deze rechten zijn niet altijd onbeperkt. Wij kunnen bijvoorbeeld verplicht zijn factuurgegevens te bewaren. Als wij een verzoek niet of slechts gedeeltelijk kunnen uitvoeren, leggen wij uit waarom. Mocht sprake zijn van direct marketing, dan kun je daartegen altijd bezwaar maken; voor dat doel stoppen wij dan de verwerking.

Stuur je verzoek naar info@flexenconnect.nl. Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Alleen wanneer de wet dit toestaat, bijvoorbeeld bij een complex verzoek of veel verzoeken, kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval melden wij dit binnen de eerste maand en leggen wij de reden uit.

Wij kunnen noodzakelijke aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Wij vragen niet standaard om een volledige kopie van je identiteitsbewijs. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos; wettelijke uitzonderingen gelden bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

 

  1. Klachten

Heb je een vraag of klacht over hoe wij persoonsgegevens verwerken? Neem contact op via info@flexenconnect.nl. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je hoeft daarvoor niet eerst onze klachtenafhandeling af te wachten.

 

  1. Externe websites

Onze website kan links bevatten naar websites van andere organisaties. Deze organisaties zijn verantwoordelijk voor hun eigen gegevensverwerking. Lees hun privacyverklaring wanneer je die websites bezoekt. Geïntegreerde externe inhoud die al op onze website gegevens verzamelt, valt daarnaast onder onze informatie- en eventuele toestemmingsverplichtingen.

 

  1. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen als onze diensten, werkwijze of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie staat op onze website, met de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar nodig rechtstreeks. Als een nieuwe verwerking toestemming vereist, vragen wij die vooraf; publicatie van een gewijzigde verklaring geldt niet als toestemming.