Algemene voorwaarden — aangepast september 2026
- Begrippen en bedrijfsgegevens
1.1. Flex & Connect: de onderneming die onder deze handelsnaam diensten aanbiedt, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67182674. Juridische naam: Flex & Connect. Vestigingsadres: Havenstraat 22, 1948 NP Beverwijk. Gebruiksadres: Havenstraat 22, 1948 NP Beverwijk. E-mail: info@flexenconnect.nl. Telefoon: 0630022724. Website: www.flexenconnect.nl.
1.2. Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst met Flex & Connect sluit. Een consument is een natuurlijke persoon die handelt buiten zijn of haar beroep of bedrijf. Alle overige klanten worden in deze voorwaarden zakelijke klanten genoemd.
1.3. Diensten: het beschikbaar stellen van flexwerkplekken en vergader-, workshop-, spreek- of evenementenruimtes, catering en de overeengekomen aanvullende faciliteiten en ondersteuning.
1.4. Boeking: een overeenkomst voor bepaalde diensten op een afgesproken datum of gedurende een afgesproken periode. Abonnement: een overeenkomst voor terugkerend gebruik van diensten.
1.5. Schriftelijk: per brief, e-mail of een ander elektronisch bericht dat kan worden bewaard. Werkdagen: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland algemeen erkende feestdagen.
- Toepasselijkheid
2.1. Deze voorwaarden gelden voor aanbiedingen en overeenkomsten van Flex & Connect als zij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing zijn verklaard en overeenkomstig de wet beschikbaar zijn gesteld.
2.2. Afwijkende individuele afspraken worden schriftelijk vastgelegd en gaan bij tegenstrijdigheid vóór deze voorwaarden. Dwingende wettelijke rechten van de klant blijven gelden.
2.3. Algemene voorwaarden van zakelijke klanten worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Als de klant eerder naar eigen voorwaarden heeft verwezen, bespreken partijen vóór contractsluiting welke voorwaarden gelden.
2.4. Als een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen gelden voor zover mogelijk. Partijen zoeken zo nodig een wettige vervanging; tegenover consumenten wordt een onredelijke bepaling niet automatisch door een voor Flex & Connect gunstige bepaling vervangen.
- Offertes en boekingen
3.1. Een offerte vermeldt de aangeboden diensten, de prijs en eventuele geldigheidsduur. Een overeenkomst ontstaat wanneer een voldoende bepaald aanbod van de ene partij door de andere partij wordt aanvaard. Een vrijblijvende aanvraag of ontvangstbevestiging is geen definitieve boeking.
3.2. Flex & Connect legt de boeking schriftelijk vast. De bevestiging vermeldt voor zover van toepassing de ruimte, datum, begin- en eindtijd, opstelling, aantal personen, faciliteiten, catering, prijs en bijzondere afspraken. Wijkt een bevestiging af van de gemaakte afspraken, dan meldt de klant dit zo spoedig mogelijk; stilzwijgen geldt niet automatisch als instemming met een afwijking.
3.3. De klant verstrekt juiste contact- en factuurgegevens en is bevoegd namens de genoemde opdrachtgever te handelen. Flex & Connect mag vóór contractsluiting aanvullende informatie vragen of een aanvraag gemotiveerd weigeren.
3.4. Opbouw, ontvangst, gebruik en afbouw vinden binnen de geboekte tijd plaats, tenzij anders afgesproken. Bij uitloop overlegt Flex & Connect met de klant. Extra gebruik wordt tegen het vooraf bekendgemaakte tarief berekend; verlenging is afhankelijk van beschikbaarheid.
3.5. Alleen schriftelijk bevestigde opties blokkeren tijdelijk een ruimte. Na de afgesproken optietermijn vervalt de optie als geen definitieve boeking is gesloten.
- Prijzen en betaling
4.1. Zakelijke prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders aangegeven. Aan consumenten worden prijzen inclusief btw en alle vooraf voorzienbare verplichte kosten meegedeeld. Niet vooraf te bepalen extra kosten worden vóór contractsluiting toegelicht.
4.2. Voor een bevestigde losse boeking geldt de afgesproken prijs. Een latere wijziging van de prijslijst verandert deze prijs niet. Extra diensten of consumpties worden alleen berekend wanneer deze zijn besteld of volgens de vooraf overeengekomen gebruiksregeling zijn afgenomen.
4.3. Tenzij anders overeengekomen, betaalt de klant binnen 14 dagen na factuurdatum. Abonnementen worden per maand vooraf gefactureerd. Een aanbetaling of betaling vóór aanvang wordt alleen gevraagd als dit vóór contractsluiting is afgesproken en wettelijk is toegestaan.
4.4. Automatische incasso vindt alleen plaats met een geldige machtiging. Het terugboeken van een incasso heft een rechtsgeldige betalingsverplichting niet op. Wettelijke rechten bij incasso blijven bestaan.
4.5. Bij te late betaling kan Flex & Connect vanaf het wettelijk toegestane moment wettelijke rente aan consumenten of wettelijke handelsrente aan zakelijke klanten berekenen.
4.6. Voordat een consument buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd wordt, ontvangt deze een kosteloze aanmaning met een betalingstermijn van 14 dagen, gerekend vanaf de dag na ontvangst. De brief vermeldt de verschuldigde incassokosten bij uitblijven van betaling. Incassokosten worden uitsluitend volgens de wettelijke regels berekend. Voor zakelijke klanten gelden de toepasselijke wettelijke regels voor incassokosten.
4.7. Bij een betalingsachterstand kan Flex & Connect toekomstige diensten of toegang opschorten als de tekortkoming dat rechtvaardigt. De klant krijgt vooraf een schriftelijke waarschuwing en een redelijke gelegenheid alsnog te betalen, tenzij een onmiddellijke maatregel gerechtvaardigd is. Opschorting is evenredig en beperkt wettelijke rechten van de klant niet. De financiële gevolgen worden volgens de overeenkomst en de wet vastgesteld; niet-geleverde diensten blijven niet zonder meer volledig verschuldigd.
- Annuleren en wijzigen
5.1. Een annulering of wijzigingsverzoek wordt schriftelijk doorgegeven via de contactgegevens in de boekingsbevestiging. Het moment van ontvangst is bepalend, behalve waar de wet voor herroeping een ander moment voorschrijft. Flex & Connect bevestigt de ontvangst zo spoedig mogelijk.
5.2. Voor losse boekingen van vergader-, workshop-, spreek- en evenementenruimtes geldt, tenzij vóór contractsluiting anders afgesproken:
| Ontvangst annulering vóór de afgesproken aanvang | Annuleringsvergoeding |
|---|---|
| Uiterlijk 5 werkdagen vooraf | Geen |
| Later dan 5 werkdagen vooraf, maar meer dan 24 uur vooraf | 50% van de prijs van de geannuleerde diensten |
| 24 uur of minder vooraf, of niet verschijnen | 100% van de prijs van de geannuleerde diensten |
Voor de grens van 5 werkdagen wordt vanaf het afgesproken aanvangstijdstip 5 werkdagen teruggerekend. Bij een boeking op maandag om 09.00 uur is de grens, zonder feestdagen, de voorafgaande maandag om 09.00 uur.
5.3. De vergoeding houdt rekening met gereserveerde capaciteit, voorbereiding en het beperkte vermogen de ruimte opnieuw te boeken. Voor consumenten bedraagt de vergoeding nooit meer dan een redelijke vergoeding voor het daadwerkelijke verlies en de gederfde winst. Bespaarde kosten en vervangende inkomsten die het nadeel verminderen worden daarbij meegenomen. Flex & Connect licht de berekening op verzoek toe. Wettelijke rechten op kosteloze herroeping of beëindiging blijven bestaan.
5.4. Bij gedeeltelijke annulering geldt de regeling alleen voor het geannuleerde deel. Verplaatsing naar een andere datum of vermindering van de gereserveerde ruimte wordt behandeld als annulering van het betreffende deel en een nieuwe boeking, tenzij Flex & Connect schriftelijk een andere oplossing bevestigt. Overige wijzigingen worden in overleg beoordeeld; niet iedere wijziging leidt tot annuleringskosten.
5.5. Voor catering binnen een zaalboeking geldt dezelfde staffel, tenzij vooraf afzonderlijke afspraken zijn gemaakt. Ook los bestelde catering valt onder deze staffel. Kosten worden niet dubbel gerekend. Eventuele afwijkende voorwaarden van een leverancier gelden voor de klant uitsluitend als die vóór contractsluiting rechtsgeldig zijn overeengekomen.
5.6. Een losse flexwerkplek zonder catering kan vóór aanvang kosteloos worden geannuleerd. Bij herhaald niet verschijnen overlegt Flex & Connect over toekomstige reserveringen. Annulering van één gebruiksdag beëindigt een abonnement niet en geeft op zichzelf geen recht op terugbetaling van het abonnementsgeld. Annulering van afzonderlijk bestelde catering valt onder artikel 5.5.
- Catering en consumpties
6.1. De cateringafspraken vermelden het arrangement, aantal personen, tijdstip, inbegrepen consumpties en prijs. Tenzij anders afgesproken geeft de klant het definitieve aantal personen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf door.
6.2. Vermindering van het aantal personen wordt behandeld als gedeeltelijke annulering van de catering volgens artikel 5. Een hoger aantal is alleen mogelijk na bevestiging door Flex & Connect en kan extra kosten meebrengen.
6.3. De klant meldt relevante allergieën tijdig en zorgt dat deelnemers de benodigde allergeneninformatie kunnen opvragen. Flex & Connect geeft juiste informatie over de aangeboden producten en bespreekt of aan bijzondere wensen kan worden voldaan. Een allergenenvrije bereiding wordt alleen toegezegd als deze daadwerkelijk kan worden gewaarborgd. Dit laat de wettelijke verantwoordelijkheid voor voedselveiligheid onverlet.
6.4. Eigen catering, externe cateraars of het gebruik van pantry- en keukenvoorzieningen zijn alleen toegestaan na afspraak. Partijen leggen eventuele kosten en verantwoordelijkheden vooraf vast.
6.5. Bij zelfbediening of een honestybar registreert en betaalt de klant de afgenomen consumpties volgens de vooraf meegedeelde regeling. De boeking of het abonnement bepaalt welke consumpties zijn inbegrepen.
- Gebruik, huisregels en veiligheid
7.1. De klant gebruikt de ruimte voor het afgesproken doel en houdt zich aan vooraf verstrekte huisregels en redelijke veiligheidsaanwijzingen. De klant informeert eigen deelnemers hierover.
7.2. De maximale capaciteit en vluchtwegen worden gerespecteerd. Roken en vapen binnen zijn verboden. Onrechtmatig gebruik, gevaarlijk gedrag, intimidatie en ernstige overlast zijn niet toegestaan.
7.3. Gebruik voor detailhandel met vrije inloop, publiek toegankelijke evenementen, onderverhuur of overdracht van toegang aan derden vereist voorafgaande schriftelijke toestemming. Die toestemming vervangt eventuele noodzakelijke vergunningen niet.
7.4. De klant behandelt ruimtes en materialen zorgvuldig en laat de ruimte na afloop in de afgesproken staat achter. Normale slijtage en gebruikelijke schoonmaak zijn geen schade. Extra schoonmaak of herstel buiten normaal gebruik wordt alleen berekend als deze kosten redelijk, noodzakelijk en aantoonbaar zijn en voor rekening van de klant komen.
7.5. Beschadigingen en onveilige situaties worden direct gemeld. Aanpassingen aan installaties, wanden of inrichting en het bevestigen van decoraties vereisen voorafgaande toestemming.
7.6. Bij direct gevaar of ernstige overlast kan Flex & Connect het gebruik onmiddellijk onderbreken en betrokken personen de toegang ontzeggen. Voor overige overtredingen volgt in beginsel eerst een waarschuwing en gelegenheid tot herstel. Financiële gevolgen worden naar redelijkheid en volgens de wet vastgesteld; er geldt geen automatische verbeurte van alle betaalde bedragen.
7.7. Sleutels en toegangscodes zijn persoonlijk en worden zorgvuldig bewaard. Verlies of vermoed misbruik wordt direct gemeld. Noodzakelijke vervangingskosten kunnen worden doorberekend voor zover het verlies of misbruik aan de klant is toe te rekenen.
7.8. Een flexwerkabonnement geeft alleen recht op een vaste of gegarandeerde plek als dit is afgesproken. Zonder reservering is toegang afhankelijk van beschikbaarheid. Een door Flex & Connect bevestigde reservering wordt nagekomen; bij een probleem zoekt Flex & Connect een passende oplossing.
- Uitvoering en storingen
8.1. Flex & Connect levert de afgesproken diensten met de zorg die van een professionele dienstverlener mag worden verwacht. Ingeschakelde uitvoerders ontslaan Flex & Connect niet van haar eigen contractuele verantwoordelijkheid.
8.2. Alleen overeengekomen faciliteiten zijn inbegrepen. Bij een storing informeert Flex & Connect de klant zo spoedig mogelijk en probeert zij het probleem te herstellen of een passend alternatief te bieden. Een wezenlijk andere ruimte of locatie wordt alleen met instemming van de klant aangeboden.
8.3. Als de dienst geheel of gedeeltelijk niet kan worden geleverd, bespreken partijen vervanging, verplaatsing, een passende prijsvermindering of beëindiging van het niet-uitvoerbare deel. Niet-verschuldigde vooruitbetalingen worden binnen 14 dagen terugbetaald. Wettelijke rechten bij tekortkomingen blijven bestaan.
8.4. Flex & Connect neemt redelijke maatregelen voor internettoegang en beveiliging, maar garandeert geen ononderbroken verbinding of absolute beveiliging. De klant zorgt zelf voor passende beveiliging van eigen apparatuur en gegevens. Dit sluit aansprakelijkheid voor een aan Flex & Connect toerekenbare tekortkoming niet uit.
- Duur en beëindiging
9.1. Een losse boeking eindigt na de afgesproken periode. Voor een abonnement worden startdatum, eventuele vaste looptijd, diensten en prijs vastgelegd.
9.2. Als geen vaste looptijd is afgesproken, loopt een abonnement voor onbepaalde tijd. Beide partijen kunnen het schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één maand, zonder verplichte opzegging tegen het einde van een kalendermaand.
9.3. Een abonnement voor bepaalde tijd eindigt op de afgesproken einddatum en wordt niet automatisch verlengd, tenzij vooraf rechtsgeldig een andere regeling is overeengekomen. Tussentijdse opzegmogelijkheden worden in de overeenkomst vastgelegd. Wettelijke opzeggingsrechten blijven gelden.
9.4. De klant kan opzeggen via e-mail en daarnaast via een wettelijk verplichte opzeggingswijze. Flex & Connect bevestigt de ontvangst en einddatum. Vooruitbetaalde bedragen voor een periode na rechtsgeldige beëindiging worden naar evenredigheid terugbetaald, tenzij de wet een andere afrekening voorschrijft.
9.5. Bij een ernstige toerekenbare tekortkoming kan de andere partij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden als de wet dit toestaat. Waar nodig krijgt de tekortschietende partij eerst schriftelijk een redelijke hersteltermijn. Een onmiddellijke maatregel blijft mogelijk als herstel onmogelijk is of de wet geen ingebrekestelling vereist.
9.6. Bij faillissement, surseance of beëindiging van een onderneming gelden de wettelijke regels. Overlijden van een klant of de ondernemer achter Flex & Connect beëindigt niet automatisch iedere overeenkomst; partijen of hun rechtsopvolgers handelen de overeenkomst af volgens de wet en de omstandigheden.
- Aansprakelijkheid en eigendommen
10.1. Flex & Connect is aansprakelijk voor schade door een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad volgens de wet. Als herstel nog mogelijk is, stelt de klant Flex & Connect waar nodig schriftelijk in gebreke en geeft een redelijke hersteltermijn.
10.2. Uitsluitend tegenover zakelijke klanten is aansprakelijkheid voor indirecte schade, zoals gederfde winst en bedrijfsonderbreking, uitgesloten voor zover de wet dit toestaat. Deze uitsluiting geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Flex & Connect of haar bedrijfsleiding, bij overlijden of lichamelijk letsel, of als toepassing in de omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is. Voor consumenten geldt deze uitsluiting niet.
10.3. De klant zorgt voor eigen eigendommen. Flex & Connect neemt achtergelaten spullen niet automatisch in bewaring. Dit sluit aansprakelijkheid voor eigen fouten of een afzonderlijke afspraak tot bewaring niet uit. Een locker, voor zover beschikbaar, biedt geen garantie tegen diefstal.
10.4. De klant is aansprakelijk voor door hem of haar veroorzaakte schade voor zover deze volgens de wet aan de klant kan worden toegerekend. Voor gedragingen van medewerkers, deelnemers of andere genodigden geldt aansprakelijkheid alleen voor zover daarvoor een wettelijke of rechtsgeldig overeengekomen grondslag bestaat.
10.5. Achtergelaten zaken worden gedurende een redelijke termijn bewaard, voor zover dit veilig en praktisch mogelijk is. Flex & Connect probeert een bekende eigenaar te bereiken en geeft gelegenheid tot ophalen. Eventuele verdere afhandeling vindt plaats volgens de wet; Flex & Connect verkrijgt geen onbeperkt recht op verkoop of vernietiging.
10.6. Partijen nemen redelijke maatregelen om schade te beperken. Wettelijke klachtplichten en verjaringstermijnen gelden; deze voorwaarden voegen geen verkorte vervaltermijn voor schadeclaims toe.
- Overmacht
11.1. Overmacht is een omstandigheid waardoor een verplichting niet kan worden nagekomen en die volgens de wet niet aan de betreffende partij kan worden toegerekend. Een technische storing, personeelsprobleem of ziekte is niet automatisch overmacht. Het ontbreken van geld of het niet kunnen bijwonen van een bijeenkomst is op zichzelf geen overmacht.
11.2. De getroffen partij informeert de andere partij zo spoedig mogelijk en beperkt de gevolgen waar redelijkerwijs mogelijk. Alleen de verplichtingen die daadwerkelijk worden getroffen kunnen worden opgeschort.
11.3. Kan een boeking op de afgesproken datum door overmacht niet zinvol worden uitgevoerd, dan kan ieder van de partijen het getroffen deel beëindigen. Voor doorlopende overeenkomsten kan dit als de overmacht langer dan 10 werkdagen duurt of voortzetting redelijkerwijs niet kan worden verlangd.
11.4. Voor niet-geleverde diensten is geen betaling verschuldigd. Niet-verschuldigde vooruitbetalingen worden binnen 14 dagen terugbetaald. Al geleverde, zelfstandig bruikbare diensten worden naar evenredigheid afgerekend. Schadevergoeding wegens de niet-toerekenbare tekortkoming is niet verschuldigd; andere wettelijke rechten blijven bestaan.
- Vertrouwelijkheid en privacy
12.1. Partijen gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie die zij door de overeenkomst ontvangen. Openbaarmaking is alleen toegestaan met toestemming, bij een wettelijke verplichting of voor zover noodzakelijk voor de uitvoering of bescherming van rechtsposities. In dat laatste geval wordt niet méér informatie gedeeld dan noodzakelijk.
12.2. Flex & Connect verwerkt persoonsgegevens volgens de AVG en alleen op een toepasselijke wettelijke grondslag, bijvoorbeeld voor de noodzakelijke uitvoering van de overeenkomst of haar wettelijke administratieplicht. De privacyverklaring beschrijft de doeleinden, grondslagen, bewaartermijnen, ontvangers en rechten van betrokkenen.
12.3. Persoonsgegevens worden niet op grond van deze voorwaarden vrijelijk openbaar gemaakt of overgedragen. Aanvaarding van deze voorwaarden geldt niet als algemene toestemming voor marketing of publicatie van foto’s.
12.4. Voor deelname aan marketing, publicatie van herkenbare foto’s of verwerking van bijzondere persoonsgegevens wordt waar nodig afzonderlijk een geldige grondslag of toestemming geregeld. De klant deelt niet meer gegevens van deelnemers dan noodzakelijk en zorgt voor een rechtmatige verstrekking.
- Klachten
13.1. Meld een probleem tijdens het gebruik zo snel mogelijk, zodat Flex & Connect kan proberen het op te lossen. Een klacht kan schriftelijk worden ingediend via de contactgegevens in artikel 1, met een omschrijving van het probleem en de boeking.
13.2. Flex & Connect reageert binnen 14 dagen inhoudelijk, of meldt binnen die termijn wanneer een inhoudelijke reactie volgt. Een late melding leidt niet automatisch tot verlies van rechten; de wettelijke regels gelden.
13.3. Een klacht schort betaling niet automatisch op. Wettelijke rechten op opschorting, verrekening, prijsvermindering of beëindiging worden niet uitgesloten.
- Wijzigingen
14.1. Nieuwe voorwaarden en tarieven gelden voor nieuwe overeenkomsten nadat zij rechtsgeldig zijn verstrekt en overeengekomen. Zij wijzigen geen eerder bevestigde losse boekingen.
14.2. Voor lopende overeenkomsten worden wijzigingen in beginsel alleen doorgevoerd met instemming van de klant. Een noodzakelijke aanpassing vanwege dwingende wetgeving wordt vooraf toegelicht; Flex & Connect wijzigt daarbij niet meer dan noodzakelijk. Een eventuele afzonderlijk overeengekomen prijsindexatie moet een duidelijke berekeningswijze en ingangsdatum bevatten en wettelijk zijn toegestaan.
- Consumenten en herroepingsrecht
15.1. Als een consument een overeenkomst op afstand of buiten de verkoopruimte sluit en de wet herroepingsrecht geeft, kan de consument de overeenkomst zonder reden herroepen tot 14 dagen na de dag waarop de overeenkomst is gesloten. Flex & Connect verstrekt vooraf de wettelijk vereiste informatie en het modelformulier. Herroeping kan ook met een andere ondubbelzinnige verklaring; het formulier is niet verplicht.
15.2. De consument kan een verklaring sturen aan de contactgegevens in artikel 1. Bij toepasselijke online contractsluiting biedt Flex & Connect de wettelijk vereiste online herroepingsfunctie. Voor deze herroeping gelden geen annuleringskosten uit artikel 5. Betalingen worden binnen de wettelijke termijn van 14 dagen na de herroepingsmelding terugbetaald.
15.3. Voor catering op een specifieke datum of periode en bepaalde diensten voor vrijetijdsbesteding op een specifieke datum of periode kan een wettelijke uitzondering gelden. Flex & Connect informeert de consument vóór contractsluiting wanneer en waarom geen herroepingsrecht bestaat. Voor overige ruimte- en werkplekdiensten wordt de toepasselijkheid afzonderlijk beoordeeld; een geboekte datum alleen is geen algemene uitsluitingsgrond.
15.4. Als een dienst waarvoor bedenktijd geldt op uitdrukkelijk verzoek van de consument al tijdens die termijn begint, wordt dit afzonderlijk vastgelegd met de wettelijk vereiste informatie. Bij herroeping is alleen een wettelijk toegestane evenredige vergoeding verschuldigd. Het herroepingsrecht vervalt na volledige uitvoering alleen als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, waaronder voorafgaande uitdrukkelijke instemming en erkenning van het vervallen van dat recht.
- Toepasselijk recht en geschillen
16.1. Nederlands recht is van toepassing. Bij een consument met gewone verblijfplaats in een ander land ontneemt deze rechtskeuze niet de bescherming van dwingende regels die zonder de rechtskeuze van toepassing zouden zijn.
16.2. Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen. Als dat niet lukt, kan het geschil worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter. Deze voorwaarden bevatten geen exclusieve rechtbankkeuze die consumenten beperkt in hun wettelijke rechten.
16.3. Bij een vertaling geldt de Nederlandse tekst als uitgangspunt, voor zover de wet en de overeengekomen taalafspraken dit toelaten. Voor consumenten geldt bij twijfel over de betekenis van een bepaling de meest gunstige uitleg.
